Franchise gründen: Büroorganisation richtig gestalten

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News: Franchise gründen: Büroorganisation richtig gestalten

5 Fehler, die Franchisenehmer bei der Büroorganisation vermeiden sollten

Bei der Gründung eines Franchise-Unternehmens wird die Büroorganisation häufig unterschätzt. Viele Gründer konzentrieren sich auf Kunden, Produkte oder Personal, aber Ablagen, Rechnungen und interne Abläufe geraten währenddessen ins Hintertreffen. Ein unstrukturiertes System erzeugt allerdings Chaos, kostet Zeit und bremst schlimmstenfalls die Effizienz des gesamten Betriebs aus. Klare Prozesse von Beginn an verhindern hingegen Fehler und sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe.

1. Ablage unkoordiniert handhaben

In neu gegründeten Unternehmen werden Dokumente häufig nach Gutdünken abgelegt. Verträge, Lieferscheine oder Rechnungen liegen im Ergebnis verstreut auf dem Schreibtisch, in Schubladen oder auf dem Desktop. Das führt dazu, dass Unterlagen bei Bedarf mühevoll gesucht werden und Informationen verloren gehen. Besonders problematisch ist das, wenn mehrere Personen Zugriff auf dieselben Dokumente benötigen. Effektiv ist hingegen ein konsistentes Ablagesystem, das alle Unterlagen logisch sortiert und jederzeit zugänglich macht. Digitale Ordnerstrukturen mit einheitlicher Benennung (zum Beispiel Jahr_Monat_Lieferant_Dokumenttyp) vereinfachen die Verwaltung. Papierdokumente sollten zudem sofort gescannt und digital abgelegt werden, um doppelte Ablagen zu vermeiden. Zusätzlich empfiehlt es sich, regelmäßig zu prüfen, ob alle Dokumente korrekt eingeordnet wurden, um langwieriges Nacharbeiten zu verhindern.

2. Papierbasierte Rechnungen nutzen

Viele Franchisegründer bearbeiten Rechnungen noch manuell. Das erzeugt jedoch eine gewisse ?Zettelwirtschaft? und verlangsamt die Bearbeitung von Zahlungen. Besonders bei mehreren Standorten summieren sich die Unterlagen schnell. Jede Rechnung manuell zu prüfen und abzulegen kostet letztlich Zeit, die besser in das Kerngeschäft investiert
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Autor:
FRANCHISECHECK.DE

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